Politique de protection des renseignements personnels

Nos principes de confidentialité

1. Responsabilités : nous sommes responsables des renseignements personnels sous notre contrôle et nous avons désigné un représentant de la confidentialité chargé de veiller à ce que toutes nos opérations soient conformes aux exigences de la loi sur la protection des renseignements personnels.
2. Détermination des fins de la collecte de renseignements : nous déterminons les fins de la collecte de renseignements avant ou au moment de leur collecte.
3. Consentement : nous ne recueillions, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels qu’avec votre accord et comme le prévoit la loi.
4. Limitation de collecte des données : nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins que nous avons déterminées.
5. Limitation d’utilisation, divulgation et conservation : nous utilisons et divulguons les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne y consent ou que la loi l’exige. nous conservons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps qu’il est raisonnable de le faire à ces fins particulières.
6. Exactitude des renseignements : les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins de leur utilisation.
7. Protections : nous protégeons les renseignements personnels en ayant recours aux mesures de sécurité convenant à la nature sensible des dits renseignements.
8. Ouverture : nous mettons aisément à la disposition des personnes les renseignements spécifiques sur nos politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
9. Accès personnel : sur demande, une personne peut être avisée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et y avoir accès. Une personne peut remettre en question l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et exiger leur mise à jour le cas échéant.
10. Non-respect des principes relatifs aux renseignements personnels : une personne peut déposer une contestation relative à la conformité des principes ci-dessus auprès de notre représentant de la confidentialité désigné.

Collecting, Using, and Disclosing Information About You

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels afin de vous offrir la protection d’assurance que vous avez demandée ou, dans le cas d’un demandeur, pour vous fournir l’indemnité à laquelle vous avez droit. Pour ce faire, nous utilisons vos renseignements personnels afin d’établir et de maintenir les communications avec vous, de souscrire des risques avec prudence, d’enquêter et de verser les indemnités; de détecter et de prévenir la fraude, d’offrir des produits et des services répondant à vos besoins, de compiler des statistiques et d’agir comme l’exige ou l’autorise la loi (fins identifiées).

Nous privilégions une approche globale à l’égard des fins identifiées. En d’autres mots, nous ne recueillons pas les renseignements personnels uniquement à une seule fin comme, par exemple, pour souscrire votre police. Nous recueillons les renseignements personnels à toutes les fins identifiées, de sorte que bien que nous puissions au départ utiliser ces données pour souscrire votre police, il se peut aussi que nous les utilisions par la suite à des fins de réclamation, et vice versa.

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires pour vous fournir la protection d’assurance requise et pour gérer toutes les réclamations que vous pourriez soumettre. Le type de renseignements personnels que nous conservons dépend du type d’interaction que nous entretenons avec vous. Ces renseignements peuvent inclure votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre état matrimonial, votre occupation, vos dossiers médicaux et de santé, vos actifs, votre passif, votre revenu, votre cote de crédit, si l’on vous a accordé ou non du crédit, vos dossiers de crédit et de paiement, une expérience antérieure d’assurance personnelle, notamment votre historique de réclamations, et votre dossier de conduite personnel. Nous utilisons ces renseignements uniquement aux fins identifiées.

Étant donné la nature de l’industrie de l’assurance générale, votre consentement peut s’avérer implicite dans certaines circonstances. Il nous arrive, par exemple, d’offrir de l’assurance ou d’apporter des modifications à des polices existantes au téléphone, à la dernière minute ou en possédant très peu de documentation écrite. Dans de telles circonstances, il est impossible d’obtenir votre consentement écrit préalable. Lorsque nous traitons de questions d’assurance avec vous, nous supposons que nous avons votre consentement en vue de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels nécessaire aux fins identifiées.

Vous pouvez annuler votre consentement sous réserve des obligations légales et contractuelles et moyennant un avis transmis dans des délais raisonnables. L’annulation du consentement pourrait cependant limiter nos capacités à vous fournir le produit ou le service demandé. Si vous entendez annuler votre consentement, vous devrez tout d’abord communiquer avec notre responsable de la confidentialité afin de bien saisir les répercussions d’une telle annulation et, si vous choisissez d’aller de l’avant, nous transmettre un préavis à cet effet.

Protection de votre vie privée

Le caractère privé et la confidentialité des renseignements que vous partagez avec nous s’avèrent essentiels à nos activités commerciales; il est de notre devoir de protéger tous les renseignements personnels en adoptant les mesures de sécurité appropriées. Vos renseignements personnels sont conservés dans un strict respect de la confidentialité. Nous faisons appel à des mesures et des procédures de sécurité physiques et électroniques afin de protéger vos renseignements contre tout accès non autorisé. Nous réévaluons nos politiques et pratiques, effectuons le suivi de nos réseaux informatiques, mettons à l’épreuve la solidité de nos mesures de sécurité et effectuons le suivi de notre conformité avec toutes les lois applicables afin de garantir la sécurité de vos renseignements personnels. Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels aux employés qui doivent connaître ces renseignements afin de vous fournir des produits ou services. Tous nos employés sont aussi liés par une politique de confidentialité. Les renseignements personnels ne sont conservés qu’aussi longtemps qu’ils s’avèrent nécessaires ou afin de respecter toute exigence légale, réglementaire ou fiscale.

Dans certaines situations particulières à l’industrie de l’assurance générale, il se pourrait que nous divulguions vos renseignements personnels en nous conformant à des pratiques d’assurance empreinte de prudence. Dans le cadre du processus de traitement de la souscription, il se pourrait, par exemple, que nous transférions vos renseignements personnels à des compagnies d’assurance, notamment à des sociétés de réassurance qui partagent le risque. Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels à des services d’information à des fins de souscription, de réclamation, de classification ou de tarification. Nous pourrions aussi divulguer vos renseignements personnels à des entreprises fournissant des biens et services aux compagnies d’assurance ainsi qu’à leurs clients comme, par exemple, à des experts en sinistres, des évaluateurs et des ateliers de réparation. De la même manière, nous pourrions divulguer vos renseignements personnels à des intermédiaires en assurance comme, par exemple, à votre courtier. Nous transmettons uniquement à ces fournisseurs les renseignements nécessaires afin qu’ils puissent offrir ces services en respectant la confidentialité de ces informations.

Nous ne transmettons aucun renseignement personnel à des organisations affiliées comme, par exemple, à des filiales, sans avoir au préalable obtenu votre consentement.

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit de soumettre une demande écrite d’accès à vos renseignements personnels en notre possession et d’y apporter des modifications. Toute demande de ce genre devra être transmise à notre responsable de la confidentialité, à l’adresse mentionnée ci-dessous. Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours, ou nous vous aviserons si nous avons besoin de plus de temps pour ce faire.

Dans certains cas, il se peut qu’il nous soit légalement interdit de vous donner accès à vos renseignements personnels. Il nous serait, par exemple, interdit de vous accorder accès à vos renseignements personnels si cela est susceptible de vous révéler les renseignements personnels d’un tiers ou d’autres renseignements confidentiels. Si c’est le cas, nous vous dirons pourquoi il en est ainsi, sous réserve de toute restriction d’ordre légal.

Nous pourrions aussi vous imputer des frais d’accès à vos renseignements personnels, mais si c’est le cas, nous vous ferons d’abord part des frais approximatifs associés à cette demande.

Nous modifierons les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets.

Renseignements additionnels et contact

Si vous avez des questions ou des plaintes à formuler à l’égard de nos politiques et procédures de confidentialité, veuillez communiquer avec le responsable de nos principes de conformité sur la protection des renseignements personnels :

Responsable de la confidentialité
Groupe d’assurance Wynward Insurance Group
1, Lombard Place, bureau 1240
Winnipeg (Manitoba)
R3B 0V9

Si vous soumettez une demande ou déposez une plainte et n’êtes pas satisfait des résultats, vous pouvez vous adresser au :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3